USALI nedir? Otel P&L’inin ortak dili
Uniform System of Accounts for the Lodging Industry otel gelir ve giderlerini nasıl sınıflandırır, departman kârı ile GOP neden ayrı tutulur ve yasal hesap planıyla nasıl birlikte kullanılır?
Aynı oteli iki farklı muhasebeci raporlasa, büyük olasılıkla iki farklı kâr-zarar tablosu ortaya çıkar. Biri çamaşırhane giderini oda departmanına yazar, diğeri ayrı bir satırda tutar. Biri kredi kartı komisyonunu satış giderine, diğeri genel yönetime koyar. İkisi de kendi içinde tutarlıdır; ama birbiriyle karşılaştırılamaz.
USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry), otel işletmelerinin gelir ve giderlerini ortak kurallarla sınıflandırmak için kullanılan uluslararası standarttır.
USALI hangi sorunu çözer?
Karşılaştırılabilirlik. Zincirdeki oteller arasında ya da sektör verileriyle kıyas yapabilmek için “departman kârı” veya “GOP” herkes için aynı şeyi ifade etmelidir.
Sorumluluğun doğru yere yazılması. USALI giderleri, onları kontrol eden yöneticiye göre ayırır. Oda departmanı müdürü kat hizmetleri işçiliğinden sorumludur; binanın sigortasından değil. Bu ayrım yapılmazsa yöneticiler kontrol edemedikleri rakamlardan sorumlu tutulur.
Dış paydaşlarla ortak dil. Uluslararası operatörler, yatırımcılar ve finans kuruluşları otel performansını çoğunlukla USALI yapısında görmek ister.
Temel yapı
| Katman | İçerik |
|---|---|
| Faaliyet departmanları | Odalar, Yiyecek & İçecek, Diğer Faaliyet Departmanları (spa, golf, otopark vb.), Çeşitli Gelirler |
| Dağıtılmayan faaliyet giderleri | Genel Yönetim, Bilgi ve İletişim Sistemleri, Satış ve Pazarlama, Bina Bakım ve Onarım, Enerji |
| Yönetim ücretleri | İşletmeci şirkete ödenen ücretler |
| Faaliyet dışı gelir ve giderler | Kira, emlak vergisi, sigorta gibi mülkiyete bağlı kalemler |
Her faaliyet departmanı kendi gelirini ve doğrudan giderini taşır; aradaki fark departman kârıdır. Tüm departman kârlarının toplamından dağıtılmayan faaliyet giderleri düşülünce GOP (Gross Operating Profit, brüt faaliyet kârı) bulunur. Yönetim ücretleri ile faaliyet dışı kalemler de düşüldüğünde EBITDA’ya ulaşılır.
Departman kârı ile GOP’u karıştırmayın
Departman kârı = Departman geliri − departmanın doğrudan giderleri GOP = Toplam departman kârı − dağıtılmayan faaliyet giderleri
Departman kârı, departman müdürünün performansını ölçer. GOP ise otelin işletme performansını, yani genel müdürün ve işletme ekibinin başarısını gösterir. Hedef ve prim sistemleri kurulurken bu ayrım bilinçli yapılmalıdır: departman müdürünü kontrol edemediği genel yönetim giderinden, genel müdürü ise mülkiyet giderlerinden sorumlu tutmak doğru değildir.
Türkiye’de uygulamak: iki katman
USALI bir yönetim raporlama standardıdır; yasal muhasebenin yerini almaz. Türkiye’de pratikte iki katman birlikte çalışır:
- Yasal hesap planı: Tek Düzen Hesap Planı; vergi ve resmî raporlama için.
- Yönetim raporlama yapısı: USALI uyumlu satırlar; yönetimin karar vermek için baktığı yapı.
İkisini birbirine bağlayan şey bir eşleştirme katmanıdır: her yasal hesap, departmanıyla birlikte bir USALI rapor satırına bağlanır. Eşleştirme bir kez kurulur; sonrasında her ay yeni gelen gerçekleşen veriler aynı kuralla raporlanır. Muhasebe ekibi kendi düzeninde çalışmaya devam eder.
Zincir işletmelerde bu katman daha da önemlidir. Oteller farklı hesap planları kullanabilir; eşleştirme sayesinde hepsi aynı rapor satırlarında buluşur ve konsolide rapor tek bir yapıda çıkar.
Şablon standarda uymalı, ama size ait olmalı
Her otelin kendine özgü gelir kalemleri vardır: spa, marina, kongre merkezi, aquapark. USALI bunları “Diğer Faaliyet Departmanları” altında toplar; ama yönetimin bunları ayrı ayrı görmesi gerekebilir. Doğru yaklaşım, standarda uyan bir omurga kurup kendi kırılımlarınızı bunun altına eklemektir. Konsolide rapor standarda uyar, otel içindeki ayrıntı sizin ihtiyacınıza göre şekillenir.
Her otelin USALI’ye ihtiyacı var mı?
Aşağıdakilerden en az ikisi sizin için geçerliyse, standart bir yapının getirisi kurulum emeğini karşılar:
- Birden fazla oteliniz var ve bunları karşılaştırmak istiyorsunuz.
- Departman müdürleri bütçeden ve sonuçtan sorumlu tutuluyor.
- Bir operatöre, yatırımcıya veya bankaya düzenli rapor veriyorsunuz.
- Sektör kıyaslama verileriyle konumunuzu ölçmek istiyorsunuz.
DRM Budget’ta USALI odaklı rapor şablonları otelinizin kendi hesap ve departman yapısıyla eşleştirilir. Gerçekleşen, bütçe, tahmin ve geçen yıl aynı şablonda yan yana raporlanır; konsolide rapor her otelin kendi hesap planını koruyarak tek yapıda çıkar.